出張から帰ってきて、経理に提出するための領収書を一つ一つ手に取る中で、ふと気づくことがあります。「あれ？ 新幹線の領収書に宛名が書かれていない！」こんな時、自分で宛名を書き込んでも問題ないのか、それとも他の手続きが必要なのか、頭を悩ませる方も少なくないはずです。
もし宛名が空白の領収書をもらったら、どうすれば良いのかというと、購入した新幹線の券売機や、みどりの窓口で宛名を書いてもらうことができます。ですが、そもそも宛名がなくても経費申請は大丈夫な場合が多いのです。
この記事では、そんな新幹線の領収書の宛名についてもっと詳しく説明しますので、困ったときに役立ててくださいね。
新幹線の領収書、宛名の取り扱いは？
仕事で商品を購入したりホテルを使ったりしたとき、領収書がないと経費として計上できませんよね。そのため、領収書はお金を立て替えた後、会社から返金を受けるためにも重要です。特に交通費の場合、経理部からは領収書をしっかりと管理するように言われることが多いかと思います。
しかし、新幹線の領収書は宛名が書かれていないことがよくあります。このような場合、どのように対応すれば良いのでしょうか？
結論としては、宛名がなくても大抵の場合は問題ありません。宛名が必要なら「みどりの窓口」で対応してもらえます。以下でその方法について詳しくご説明します。
券売機での取り扱い
まず、券売機を使う場合の話です。券売機では新幹線のチケットを購入する際に同時に領収書も発行できますが、ここでの領収書には宛名が記載されていません。宛名が必要な場合は、発行された領収書を持ってみどりの窓口に行きましょう。窓口のスタッフに伝えれば、宛名付きの領収書を発行してもらえます。
宛名が入った領収書が必要なら、最初からみどりの窓口でチケットを買うことも一つの手です。
EX予約・えきねっとでの取り扱い
また、EX予約やえきねっとを使う方も多いですよね。これらのサービスを利用すると、ネットで手軽に新幹線のチケットを予約できます。ネットでの発券の場合も領収書は発行されますが、これにも宛名はありません。
EX予約やえきねっとの場合、ネット上でログイン後、領収書の発行手続きが可能です。このプロセスで、宛名の入力も自分で行うことができるので、必要な情報をしっかりと記入しましょう。
領収書に宛名を書いてもらえない場合とインボイス制度について
たとえば地方の小さな駅では、券売機だけで、駅員がいないこともあります。そうした場所で領収書をもらうと、宛名を書いてもらうことはできません。
このような場合、どうすればよいでしょうか？
答えは、宛名がなくても問題ないということです。
特に鉄道のチケットの場合は、領収書に宛名がなくても通常は問題ありません。駅で発行される領収書は、お店の手書きの領収書に比べて信用度が高く、不正が難しいため、通常は宛名が必要ないのです。また、日常の買い物のレシートや駐車場の領収書も、宛名がないことが多いですよね。
自分で領収書に宛名を書くのはダメ！
宛名がないからといって、自分で領収書に宛名を追記するのは避けましょう。なぜなら、自分で宛名を書く行為は「領収書の改ざん」とみなされ、領収書としての効力を失ってしまうためです。宛名が必要な場合は、みどりの窓口などで駅員に依頼して書いてもらうべきです。
スーパーなどのレジで働く場合、領収書の宛名や但し書きはレジ担当者が自分で記入するように指導されます。これは、空白の領収書を渡すと、受け取った人が自由に記入できてしまい、不正を行うリスクがあるためです。
何か不明な点があれば、使ったレシートや領収書を全て保管して、経費申請前に会社の経理部に相談しましょう。
インボイス制度で重要なのは、レシートや領収書の登録番号
インボイス制度では、商品やサービスを購入する際に、その業者が「適格請求書発行事業者」（登録事業者）かどうかを確認することが必要です。新幹線の領収書に関しては、すでにインボイス対応をしていますので、こちらについては安心です。
まとめ
新幹線の領収書は、もともと宛名が記載されていない状態で発行されます。
宛名が必要な場合は、受け取った領収書を持って、みどりの窓口で宛名を記入してもらうよう依頼しましょう。
EX予約やえきねっとを利用する際も、同じように宛名が必要なら、ログイン後のページから宛名入りの領収書を自分で発行することが可能です。
しかしながら一般的に、鉄道の領収書は宛名が不要です。領収書をそのまま経理部に提出すれば問題ありません。宛名が必要かどうか、事前に経理部に確認しておくと確実ですね。
